長年任せてきたWeb制作会社と連絡が取れなくなった、あるいは対応に不満がある、担当者が辞めてしまったなどの理由で、ホームページの管理会社を変更したいと考えることは少なくありません。特に、制作会社側の倒産や廃業、外注化による品質低下などが起きた場合、放置しておくとホームページ自体が正しく表示されなくなったり、情報の更新ができなくなったりするリスクがあります。そこでここでは、制作会社の変更を円滑に行うための基本的な手順と、トラブル回避のために事前に確認すべき事項について解説します。ホームページは、一度作れば終わりではなく、更新・改善を続けていくことが前提のツールです。制作会社の倒産や廃業、対応不備に備えて、自社が「自分の資産を自分で守る」体制を築くことが、今後のWeb活用における最も基本的で重要な戦略といえるでしょう。
まず最初に行うべきことは、「現在のホームページに関する情報をすべて洗い出すこと」です。これは、引き継ぎをスムーズに行ううえでの土台となります。具体的には、ドメイン名（インターネット上の住所）、サーバー（ホームページが保存されている場所）、メール設定（ドメイン付きのメールアドレスなど）、ホームページの内容（HTMLファイルや画像、動画など）、ホームページ作成システム（WordPressなどの更新管理システム）の有無などです。
この情報を整理することで、「どこを新しい制作会社に渡せばいいのか」「どこが自社で管理すべき部分か」が明確になります。たとえば、ドメインやサーバーの契約名義が前の制作会社のままだと、更新手続きや設定変更ができなくなってしまうことがあります。そのため、契約名義が自社になっているかを確認し、必要があれば名義変更や移管手続きを行うことが重要です。
次に、新しい制作会社を選ぶ際には、単に料金だけで比較するのではなく、保守・管理体制、情報共有の透明性、将来的な拡張性に配慮した会社を選ぶことが重要です。過去に「すべて任せっぱなし」でトラブルに遭った経験がある場合、契約内容や管理範囲を明確に文書で取り交わすことが、再発防止に繋がります。制作会社を変更するタイミングでは、以下のような引き継ぎ作業が発生します。
まず、「ドメインの管理情報」の確認と移管です。ドメインはそのまま引き続き使えることが多いため、新しい制作会社がそのドメインを使って作業できるよう、レジストラ（ドメイン管理業者）にログインできるようにしておくことが求められます。ログイン情報が不明な場合は、Whois情報（ドメイン登録情報）を確認し、そこに記載された登録業者に問い合わせることが第一歩です。
次に、「サーバーの情報（契約会社、ログイン情報、FTP情報など）」を整理します。これは、新しい制作会社がホームページのファイルを取り出したり、新たな場所に移したりするために必要な情報です。WordPressを使っている場合は、データベース（情報を蓄積する場所）への接続情報も重要です。こうした情報が分からない、あるいは古い会社が開示してくれない場合は、技術者の支援を受けながら、サーバーの中身を直接確認して移行作業を進める必要があります。
「ホームページの管理画面にログインできるかどうか」も重要です。WordPressなどの更新システムが導入されていれば、「https://ドメイン名/wp-admin」などからログイン画面にアクセスできます。IDとパスワードが分かっていれば、ページの修正やプラグインの確認が可能です。ここで制作会社が管理者アカウントを保持したままになっている場合には、速やかに自社アカウントを作成し、管理権限を移す対応を取るべきです。
Googleアナリティクスやサーチコンソール、マップなどの外部ツールのアクセス権限の移行も忘れてはなりません。これらのデータは、ホームページのアクセス状況やユーザーの行動分析に欠かせないものですが、管理権限が前の制作会社のGoogleアカウントにあるままになっているケースも多く見受けられます。すでに連絡が取れない場合には、新規アカウントで再設置する方法もありますが、過去のデータを引き継ぐには、元のアカウントからの権限移譲が理想です。
制作会社変更後は、トラブル再発を防ぐために、契約・管理の「見える化」を徹底すべきです。すべての契約情報、ログイン情報、担当者連絡先などを1か所にまとめ、複数の社員で共有できる体制を作ることが理想的です。また、新しい制作会社との間で、ドメインとサーバーは自社契約とする、アカウント情報をすべて開示してもらうなどの取り決めを文書化することで、責任の所在を明確にしておくことが肝要です。
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